介護施設での職員の休みを増やす②
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みなさま、こんにちは！船井総研の三浦でございます。
本日は職員の休みを増やすために『 大きな投資無し 』でできる業務効率化の具体的な方法をお伝えいたします。
先週のメルマガでお伝えをした職員の３種類の休み（①休憩時間の確保、②残業時間の削減、③休日の確保）を増やすためには、時間の捻出が必要です。
介護施設で大きな投資をせずに、時間を捻出できる業務効率化の具体的な方法を３つご紹介します。
業務効率化の３つの手法
１ 業務シフトの作成
業務シフトとは1日のシフトごとの15分刻みのタイムスケジュールです。シフトに入った職員がどのように動くのかを示すものです。業務シフトによって、職員ごとの動き方のバラつきが減り、特定の優秀な職員に方よりガチな負担が減りますし、施設全体でのルーティーン業務のスピードが向上します。裏を返すと臨機応変さを不要するため、無駄に悩む時間が無くなります。
業務シフトの作成は現場だけではできず、人件費に大きくかかわる1日の必要な労働時間や職員の配置人数については、経営陣で決めてください。
介護施設では、入浴の実施日と非実施日で業務量が大きく異なりますので、2種類に分けて業務シフトを作成することをオススメします。
２ インカムの導入
インカムとは複数人がリアルタイムでコミュニケーションが可能になるツールです。インカムの導入によって目指すのは、『人探しで歩くことと無くす』『内線でつなぐムダをなくす』『互いの状況を理解し連携のムダ時間をなくす』ことです。
介護施設の場合は面積が広く、移動距離も長い。またプライバシーの観点から死角が多いなどの理由から職員同士も互いの状況が分からないことが多いので、インカムを導入により見えないことによるムダが解消されます。
また介護施設で総業務量が多い入浴時にも活用できます。インカムを入れて入浴時の誘導を効率化します。
設定するルールは、脱衣場の職員とフロアの職員の間で、5分後にお風呂からフロアに戻る職員の情報を共有し、次の入浴者の準備をフロア職員にしていただくというルールです。
これにより、お風呂とフロアという互いに見えないが故に情報共有にずれが生じるという課題もインカムにより解消が可能です。
３ 現場運営の指示系統の見直し
インカムの導入に伴い、指示系統も見直すことを推奨します。一般職員は介助・業務が終わるごとにインカムでオペレーションリーダー（OL）に報告します。OLは報告を受け状況を理解すると同時に、イレギュラー発生時には指示を出します。イレギュラーとは業務の遅れや、手空きの職員が出たり、職員から相談が入ったりすることです。一般職員同士で解決しない悩み相談に時間をかけずにOLが指示を出すことでよりスムーズな現場運営を可能にします。
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職員の休みを増やすための、インカム導入による業務効率化の具体的手法が５つのステップで書かれています。
ステップ①業務シフトを作成して、職員ごとの業務負担の標準化をします。
ステップ②インカム導入直後の挫折を防ぐ会話・装着・イヤホンルールを設定します。
ステップ③現場の指示系統を見直し、悩む・判断するムダな時間を減らします。
ステップ④インカムを活用した3つの業務改善『入浴誘導の待ち時間削減・コール対応の円滑化・非集合型の朝礼・夕礼の実施』
ステップ⑤残業は100％事前申請にし、有給は『前向き』取得を促進します。
これらにより現場を効率化するためのノウハウが記されています。
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この記事を書いたコンサルタント
三浦 基寛
介護業界のコンサルティングに特化。介護施設・有料老人ホームの『業務標準化』 『スタッフ定着・離職防止』『リーダー・管理者育成』を中心とした組織づくりや生産性向上のコンサルティングを得意とする。人手不足・採用難時代の中で、経営者・事業部長・管理者・リーダーといった法人内の各階層の役職メンバーを巻き込みながら、成功事例を基に手堅くコンサルティングを実施している
