WITHコロナ時代の職員の業務負担軽減！業務改善の４ステップ！
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みなさまこんにちは、船井総研の三浦です。
現在、介護業界において、通所介護がコロナウィルスの影響を大きく受けており、営業一時休止やご利用者の利用控えにより、業績悪化している法人が増えています。そんな中、施設サービスでなんとか収益を補い、法人として存続をしなければならない。しかし一方で、学校休校の影響やコロナリスクを踏まえ、出勤の制限せざるを得ないスタッフもいます。そのため、残されたスタッフに負担が集中しており、その負担をなんとか軽減したいと考えている経営者も多いのではないでしょうか。
今回は、業務負担の軽減を図るにあたり、IoT・ICTを活用する手法をお伝えします。少ない人数でも、業務負担少なく運営できる体制を築くための介護施設経営者が知っておくべき業務改善の4ステップあります。
業務改善の4ステップとは・・・・
ステップ１ 日中帯の業務時間削減（移動/誘導業務、記録業務、入浴業務など）
ステップ２ 夜勤帯の業務時間削減（定時巡回業務・定時排泄業務など）
ステップ３ 夜勤シフトの削減
ステップ４ 日中パートシフトの削減
上記4ステップがなぜ大事なのか。それは、成果が最大になる優先順位が『総労働時間が最もかかっていて、改善した際にインパクトが大きい業務』だからです。介護施設においては、日中帯の業務時間に職員数が最も多く、業務の総時間が一番多いため、日中業務の改善から取り組むのがセオリーです。そのため、まずステップ１に当てはまる業務に対応するIoT・ICTから積極的に導入することで業務負担の軽減を図ります。また、IoT・ICT活用には投資が必要です。費用対効果が高い機器の導入から実施すべきでしょう。
ステップ１、２の改善によって「職員の休み」を確保し、次にステップ３、４という順番でシフトの削減を始めます。職員からすれば、自身の休みが取れていないのに、『人が減る』となると、業務改善に消極的になることは容易に想像できます。
なお、業務改善にチャレンジをしようとした経営者は多くいますが、その中でも過去、失敗した方も多くいます。その理由の多くは『進め方』にあります。
・失敗する進め方：『人を減らすこと』が目的の前面に出てしまっている
・成功する進め方：『職員の休みを増やすこと』を目的の前面に出している
『職員の休み』とは大きく4種類あり、①休憩を取れるようにする、②残業時間を減らす、③公休を確保する、④有給取得日数を増やすの４種類です。
これらを前面に出し、業務改善を進めているところは共通して成功しています。
途中で頓挫しないためには、目的を『職員の休みを増やすこと』にする。実施をして、成果を最大限にするためには、『4ステップの順番で取り組む』。この２つに気をつけることで、業務改善はスムーズに進み、かつ大きな成果を生み出し、職員にとって働きやすい環境（＝負担が軽減されている状況）が実現できます。
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この記事を書いたコンサルタント
三浦 基寛
介護業界のコンサルティングに特化。介護施設・有料老人ホームの『業務標準化』 『スタッフ定着・離職防止』『リーダー・管理者育成』を中心とした組織づくりや生産性向上のコンサルティングを得意とする。人手不足・採用難時代の中で、経営者・事業部長・管理者・リーダーといった法人内の各階層の役職メンバーを巻き込みながら、成功事例を基に手堅くコンサルティングを実施している
