A.介護現場でICT活用によって残業を減らすには、「業務改善の4ステップ」が効果的です。①日中帯の業務時間削減、②夜勤帯の業務時間削減、③夜勤シフトの削減、④日中パートシフトの削減の順に進めます。総労働時間が長く改善効果が大きい記録や見守り業務からシステムを導入しましょう。
介護現場でICTをフル活用して残業を減らす手順
介護現場において、残業時間を減らしスタッフの負担を軽減するには、単に最新のシステムを導入するだけでは不十分です。船井総合研究所の提唱するメソッドに基づき、ICT活用を前提とした「業務改善の4ステップ」を順を追って実行することが成功の鍵となります。これは、総労働時間が最もかかっており、改善した際のインパクトが大きい業務から優先的に着手する、極めて合理的かつ実践的なアプローチです。
【ステップ1】日中帯の業務時間削減
残業削減の第一歩は、スタッフが多く配置されている日中帯の業務の無駄を省くことです。ここでは記録や情報共有のデジタル化が有効です。
- 記録ソフト・タブレットの導入：タブレット端末を用いた記録システムによりその場での入力が可能になり、申し送りや日報作成の残業を削減できます。
- インカムの活用：スタッフ間の連絡をインカムで行うことで、担当者を探し回る移動時間や無駄な誘導業務を削減します。
- スケジュール管理：入浴やレクリエーションの予定をシステム上で可視化し、スタッフの動線を最適化することも効果的です。
【ステップ2】夜勤帯の業務時間削減
夜間は少ない人数で利用者の安全を守るため、負担が非常に大きくなります。ここではIoT機器の活用が劇的な効果をもたらします。
- 見守りセンサーの導入：離床を検知するセンサーを導入することで、定時巡回の回数を減らし、スタッフの身体的負担を軽減させます。
- 排泄予測デバイスの活用：排泄タイミングを予測し、空振りによる時間ロスと不要な定時排泄介助を削減します。
- ナースコールの連携：コール履歴が自動で記録システムに反映される仕組みで、夜勤明けの事務残業を削減します。
【ステップ3】夜勤シフトの削減
業務時間の削減が実現できたら、次は人員配置の最適化です。
- 夜勤体制の縮小：見守りセンサー等により夜間の対応時間が短縮されるため、例えば従来3名で回していた体制を2名に縮小するなど、安全性を担保しながら夜勤シフトを削減できます。これにより夜勤明けの引き継ぎ残業も減少します。
- オンコール負担の軽減：訪問看護等ではICTで情報共有を徹底し、夜間の対応効率化と残業抑制を図ります。
【ステップ4】日中パートシフトの削減
夜勤に続き、日中の勤務体制も見直します。
- 人員の適正化：業務の電子化や移動時間短縮で生まれた時間を活用し、パートスタッフに依存していた業務を正社員でカバーする等、シフト枠自体をスリム化して残業を根本から減らします。
- 人材定着への還元：シフト最適化で削減できた残業代は待遇改善に回します。ICT活用は2〜3年の中長期的な視点を持って運用することが重要です。
まとめ：残業ゼロに向けて
- ステップ1：日中帯の業務
記録ソフト、インカムを導入し、記録・移動時間を削減 - ステップ2：夜勤帯の業務
見守りセンサー、排泄予測により、巡回・排泄介助を削減 - ステップ3：夜勤シフト
情報集約システムを活用し、夜勤配置人数を最適化 - ステップ4：日中シフト
勤怠・シフト管理システムにより、適切な人員配置、待遇の改善
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